Al pensar en un programa de gestión del desempeño, muchas veces pensamos en las grandes compañías; seguramente en las multinacionales que incluso pagan una bonificación anual por cumplimiento de objetivos y lo vemos como un proceso a largo plazo. He escuchado a muchos CEO diciendo las siguientes frases; “tendremos un programa de desempeño cuando la compañía tenga el crecimiento suficiente para pagar bonos” o también “haremos evaluaciones de desempeño cuando seamos más colaboradores, por ahora no se justifica”
Sin embargo, para sorpresa de muchos; no todas las multinacionales cuentan con un programa de gestión de desempeño estructurado, ni todas las micro o pequeñas empresas no lo tienen. Cada empresa es un mundo absolutamente diferente. Con un ADN que lo hace único y que le permite organizar unos u otros procesos de acuerdo con su cultura empresarial.
Empecemos por definir lo que significa un PROGRAMA DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO.
Un programa de gestión del desempeño es un procesos sistémico y continuo que permite planear; monitorear, evaluar y hacer seguimiento al desempeño de los colaboradores al interior de una organización. Permitiendo crear programas de desarrollo individual (PDI), programas de capacitación y desarrollo para equipos de trabajo y la organización en general; identificar colaboradores clave para los planes de sucesión y por supuesto medir el desempeño de los colaboradores en función de lo que la compañía espera. Son en realidad muchos los beneficios que trae consigo un programa de gestión del desempeño; no se trata solo de evaluar, se tratar de saber cómo se esta comunicando la organización. Saber que planes de acción se deben implementar; y sobre todo saber como motivar a cada persona para el cumplimiento de objetivos organizacionales y el crecimiento del negocio.
Ahora bien, la pregunta que muchos se hacen es: “¿cómo implemento un programa de gestión del desempeño que sea realmente efectivo en mi empresa?”
Definir un programa de gestión del desempeño debe ser organizado, claro y comunicado a todos los colaboradores involucrados; con el objetivo de medir como se está desempeñando el equipo en función a las expectativas de la empresa. Implementar este programa requiere tiempo, planeación y una ejecución por etapas; ya que debe ser interiorizado en la cultura corporativa de manera objetiva, donde los colaboradores y las directivas realmente sientan el beneficio.
ETAPA 1: DEFINA EXPECTATIVAS
Identifique y clarifique qué espera la organización de un programa de gestión del desempeño; cuál es el fin último de este programa y los beneficios que espera obtener del mismo. Aproveche para determinar, por ejemplo; si la empresa esta en capacidad de reconocer algún incentivo a los colaboradores por su buen desempeño, entendiendo que los incentivos no necesariamente son económicos. En caso de ser económicos se debe determinar de qué dependerán estos incentivos; ya que la empresa debe estar en capacidad de poderlos pagar, porque es una promesa hecha a los colaboradores. Clarifique a qué colaboradores aplicaría este programa, si le gustaría que fuese por niveles o a toda la organización. Por último, establezca si le gustaría medir lo “que” logran los colaboradores y también el “como” lo logran.
ETAPA 2: ESTRUCTURE
Una vez clarificadas las expectativas del programa, establezca una política y proceso del programa de gestión del desempeño. Defina todos los términos asociados; el alcance, el tipo de evaluación, la metodología, los formatos, los canales de comunicación, los responsables de evaluar, el diccionario de competencias, y las etapas del proceso, etc. Es importante que este documento quede lo suficientemente claro para ser usado en caso de presentarse dudas de interpretación. Recordemos que una comunicación clara con los colaboradores es esencial para propender por un buen ambiente de trabajo.
En esta etapa debe definir los pasos a seguir para un buen proceso de evaluación, veamos:
- Planeación: durante esta etapa se define lo qué se va a medir al colaborador, es decir, se comunican objetivos y competencias esperados. El colaborador tiene absolutamente claro los indicadores de los objetivos y los comportamientos que se esperan de él, de tal manera que sabrá como orientar sus planes de trabajo durante el periodo evaluado, y en el momento de hacer la medición no será una sorpresa para ninguna de las partes. Se deben estructurar objetivos alineados con los de la compañía, a nivel comercial, financiero, operacional, de recursos humanos, de procesos, etc.
- Feedback constante: El jefe inmediato debe establecer una metodología de seguimiento con el equipo de manera constante; no puede esperar a la finalización del periodo, cuando se va a realizar la evaluación para decirle al colaborador que va muy bien o que por el contrario tiene aspectos por mejorar. Los seguimientos deben ser periódicos, estructurados, con el objetivo de ver el avance, identificar riesgos y cambios en los planes de trabajo. Finalmente, esto impactará de manera directa los resultados del negocio.
- Evaluación: Espacio formal de evaluación del periodo establecido; puede ser anual o semestral, se registrará en un formato o software los resultados del desempeño de la persona de acuerdo con la planeación. La evaluación la realizará quien se haya definido, que puede ser desde una autoevaluación hasta evaluación 360°; sin embargo, para iniciar se recomiendo que sea solo de 90°, y con los años, cuando el programa está más interiorizado, ir paso a paso hasta llegar a la evaluación 360°. Este paso incluye por supuesto, un feedback formal de desempeño.
- Calibración: de acuerdo con la escala de evaluación definida se debe calibrar el colaborador; determinando cuál es un nivel de desempeño en la organización, si cumplió o no cumplió las expectativas, si fue bajo, medio o alto, etc. Para esta calibración se pueden usar diferentes metodologías, como por ejemplo el 9BOX, que veremos en otro de nuestros artículos.
- Planes de acción: es necesario determinar cuales son los planes de acción en función de los resultados obtenidos. Se definen planes de desarrollo individual (PDI); programas de capacitación, planes de sucesión, etc., para guiar el siguiente periodo a evaluar y como esto apalanca al crecimiento de la organización.
ETAPA 3: COMUNIQUE
Una vez definido el documento; por favor publíquela y comuníquela a los colaboradores involucrados, resuelva dudas y transmita lo que la organización espera de este programa. Detalle los beneficios del mismo tanto para el colaborador como para la empresa y el crecimiento del negocio.
Uno de los errores más comunes en las organizaciones, es empezar a medir a los colaboradores; sin que estos tengan claridad sobre como lo van a hacer, sin conocer la metodología, y sobre todo pensando que es un proceso creado solo para tomar decisiones asociadas a despidos o situaciones poco provechosas. Lo que al final afecta el buen clima y cultura organizacional y el engagement de las personas.
Tener un programa de gestión de desempeño trae múltiples beneficios a corto, mediano y largo plazo para la organización, es cuestión de saberlo estructurar e implementar de acuerdo a cada cultura y expectativas.
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